การตัดสินใจใช้สารสนเทศในงานพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

การตัดสินใจใช้สารสนเทศในงานพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

โลกของการแข่งขันในยุคปัจจุบัน ได้นำเอาระบบสารสนเทศ ระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต และระบบเครือข่ายระหว่างประเทศเข้ามาประสานการทำงานร่วมกันในการสร้างโอกาสใหม่ ๆ สำหรับองค์การทุกระดับ ระบบสารสนเทศจะช่วยให้องค์การได้รับข่าวสารที่อยู่ไกลออกไป ช่วยนำเสนอผลิตภัณฑ์ และบริการ ช่วยปรับโครงสร้าง และขั้นตอนการทำงาน และอาจช่วยเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงานขององค์การได้ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นของสภาวะแวดล้อมของการแข่งขันได้แบ่งออกได้เป็น 3 ด้าน คือ การเกิดขึ้นของระบบเศรษฐกิจโลก (Global Economy) การเปลี่ยนแปลงของระบบเศรษฐกิจที่เน้นการให้บริการสังคม และอุตสาหกรรมไปเป็นการให้บริการในความรู้ และข่าวสาร และการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การ (Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, 1994, p.3) ในองค์การยุคปัจจุบันต้องให้ความสำคัญกับสารสนเทศ ซึ่งถือได้ว่าเป็นเครื่องมือหลักขององค์การ เป็นสัญญาณเตือนภัยขององค์การ และใช้ในการตรวจสอบสถานภาพขององค์การ และระบบสารสนเทศยังเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการวางแผนกลยุทธ์ (ชัชวาลย์ วงษ์ประเสริฐ, 2548, หน้า 145) อีกด้วย โดยเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่า ผู้บริหาร (Executive) เป็นบุคคล หรือคณะบุคคลที่มีความสำคัญต่อการดำรงอยู่ และอนาคตขององค์การ เนื่องจากผู้บริหารมีหน้าที่ และความรับผิดชอบต่อการกำหนดทิศทางในอนาคตขององค์การผ่านการตัดสินใจ ในปัญหา หรือโอกาสที่สำคัญ ๆ ในการบริหารงาน การตัดสินใจของผู้บริหารโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง (Top Executive) จะมีผลไม่เพียงต่อการดำเนินงานในระยะสั้นเท่านั้น แต่จะครอบคลุมถึงความอยู่รอด ความมั่นคง และความเจริญเติบโตขององค์การ โดยเราสามารถจำแนกการตัดสินใจในการทำงานของผู้บริหารออกเป็น 4 ลักษณะ

1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision) เป็นการตัดสินใจที่เกี่ยวกับอนาคตขององค์การ ตั้งแต่การกำหนดวิสัยทัศน์ ทิศทาง และภารกิจในการดำเนินธุรกิจเพื่อให้องค์การมีตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ และความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งจะเป็นผลต่อความมั่นคงและการเจริญเติบโตขององค์การ จะมุ่งเน้นในระดับการวางแผนกลยุทธ์ระยะยาว ซึ่งส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับผู้บริหารระดับสูงในองค์การ การวางแผนกลยุทธ์เน้นในเรื่องการกำหนดเป้าหมายขององค์การ ระบบสารสนเทศจะเกี่ยวข้องกับรายงานสรุป และการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและภายนอกองค์การ การวิเคราะห์แนวโน้มต่าง ๆ

2. การตัดสินใจทางยุทธวิธี (Tactical Decision) เป็นการตัดสินใจว่าองค์การจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร เพื่อให้สามารถบรรลุถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ จะมุ่งเน้นในระดับการวางแผนบริหาร ซึ่งส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งมีหน้าที่ในการวางแผน เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายหรือประสบความสำเร็จตามแผนระยะยาวที่กำหนดตามแผนกลยุทธ์ขององค์การ สารสนเทศที่ผู้บริหารระดับนี้ต้องการมักจะเป็นสารสนเทศตามคาบเวลา และเป็นสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลทั้งภายนอกและภายในองค์การ ผู้บริหารระดับนี้ต้องการรายงานการวิเคราะห์แบบ ถ้าแล้ว (What-if) หมายความว่า ถ้าเกิดเหตุการณ์เช่นนี้แล้วตัวเลข หรือสารสนเทศต่าง ๆ จะเปลี่ยนเป็นเช่นใด เพื่อสามารถจำลองสถานการณ์ต่าง ๆ ที่ต้องการ

3. การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (fire-fighting) เป็นการตัดสินใจแก้ไขปัญหา หรือวิกฤติที่เกิดขึ้นเฉพาะหน้า ปัญหาลักษณะนี้จะเกิดขึ้นกะทันหัน โดยผู้บริหารมิได้ คาดการณ์ไว้ บางครั้งผู้บริหารต้องตัดสินใจที่จะดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจต่อไป หรือยุติการดำเนินธุรกิจในส่วนใดส่วนหนึ่ง หรือทั้งหมด จะมุ่งเน้นในระดับการวางแผนปฏิบัติการ ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับผู้บริหารชั้นต้น ซึ่งมีหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานประจำวัน และการวางแผนบริหารงานที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาสั้น ๆ เช่น แผนงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำไตรมาส ข้อมูลที่ผู้บริหารระดับนี้ส่วนมากต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับผลการปฏิบัติงานในระยะเวลาใดระยะเวลาหนึ่ง

4. การควบคุม (Control) เป็นหน้าที่สำคัญทางการจัดการ (Management function) ซึ่งผู้บริหารต้องตรวจสอบ และควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา ให้เป็นไปตามความเหมาะสม และสอดคล้องกับแผนงาน และสถานการณ์จะมุ่งเน้นในระดับปฏิบัติการบุคลากรในระดับนี้จะเกี่ยวโยงกับงานที่ต้องกระทำซ้ำๆ และจะเน้นในการจัดการข้อมูลประจำวัน จึงเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศในฐานะผู้จัดการหาข้อมูลเข้าสู่ระบบ (วาสนา สุขกระสานติ, 2542, หน้า 6-2-6-10)
ดังนั้นผู้บริหารแต่ละคนจะต้องมีสัดส่วนการตัดสินใจในแต่ละลักษณะแตกต่างกันตามงานของตน หรือสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structure) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นกิจวัตรประจำวัน (Routine) เช่น การเพิ่มหรือลดกำลังการผลิตของเครื่องจักร หรือการตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง (Unstructured) เป็นการตัดสินใจแบบไม่เคยกำหนดล่วงหน้ามาก่อน และเป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหา ซึ่งมีรูปแบบไม่ชัดเจน หรือมีความซับซ้อนจึงไม่มีแนวทางในการแก้ปัญหาแน่นอน เช่น การตัดสินใจผลิตสินค้าใหม่, การตัดสินใจเข้าไปลงทุนในต่างประเทศ หรือการล้มเลิกกิจการดำเนินงาน และสุดท้ายการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-Structure) เป็นการตัดสินใจแบบผสมระหว่างแบบโครงสร้าง และแบบไม่เป็นโครงสร้าง คือบางส่วนสามารถตัดสินใจแบบโครงสร้างได้ แต่บางส่วนไม่สามารถทำได้ เป็นต้น เช่น การวางแผนงบประมาณ, การวางแผนตลาด หรือการกำหนดความต้องการทรัพยากรมนุษย์ขององค์การ แต่ลักษณะร่วมในการตัดสินใจของผู้บริหารที่เหมือนกันคือ ผู้บริหารที่มีศักยภาพต้องสามารถตัดสินใจในปัญหา หรือวิกฤตการณ์ขององค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพ